Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Quels renseignements puis-je demander selon la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Vous pouvez demander la plupart des renseignements qu’a le gouvernement. Les principales exceptions sont les documents du Cabinet et les renseignements qui pourraient nuire à la sécurité, à l’économie, aux relations fédérales-provinciales ou aux affaires internationales du Canada. Les renseignements sur des personnes peuvent seulement être divulgués si ces personnes donnent leur consentement ou pour protéger l’intérêt public. Les personnes peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels selon la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Qui peut présenter une demande selon la Loi sur l’accès à l’information?

Les citoyens canadiens, les résidents permanents et les personnes présentes au Canada peuvent faire une demande selon la Loi sur l’accès à l’information. Les autres peuvent demander à un représentant (un citoyen canadien ou un résident permanent) de faire une demande en leur nom, mais doivent d’abord donner leur consentement écrit au représentant.

Qui peut présenter une demande selon la Loi sur la protection des renseignements personnels?

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les citoyens canadiens, les résidents permanents, et les étrangers, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, peuvent demander l'accès aux renseignements personnels les concernant que détiennent les institutions fédérales.

Si j’ai un représentant, ma demande d’accès à l’information ou de renseignements personnels sera-t-elle traitée plus vite?

Non, votre demande ne sera pas traitée plus vite si vous avez un représentant. Le gouvernement du Canada traite toutes les demandes de la même façon, avec ou sans représentant.

Pour Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), faire remplir votre demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels par un représentant est un choix personnel. Aucun représentant en particulier n’est recommandé ni approuvé par le gouvernement du Canada. Cliquer sur le lien pour avoir plus d’information sur les représentants.

Combien coûte une demande d’accès à l’information?

Chaque demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information coûte 5 $. Un demandeur peut payer par carte de crédit en utilisant le service de paiement dans l’outil : Demande d’AIPRP en ligne, ou par chèque ou mandat libellé à l’ordre du Receveur général du Canada pour les demandes par la poste. Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour les copies, le traitement informatique ou le temps supplémentaire consacré aux recherches et à la préparation. (Les cinq premières heures de recherche et de préparation sont gratuites).

Combien coûte une demande de renseignements personnels?

Rien. Les demandes faites selon la Loi sur la protection des renseignements personnels sont gratuites.

Comment puis-je faire une demande d’accès à l’information ou de renseignements personnels?

Si vous soumettez une demande par voie électronique, vous devez le faire par l’intermédiaire de l’outil : Demande d’AIPRP en ligne. Une fois que vous avez répondu aux questions, la demande sera automatiquement envoyée à la Division de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels d'IRCC.

Si vous soumettez une demande écrite, vous devez compléter l’un des formulaires suivants :

• Formulaire de demande d’accès à l’information et demande d’accès à des renseignements personnels (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada )
• Formulaire de demande d’accès à l’information (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)
• Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada).

Vous pouvez aussi faire une demande par lettre. Indiquez bien selon quelle loi vous faites la demande et donnez assez de détails pour que l’employé d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada reconnaisse les documents demandés.

Vous pouvez envoyez votre formulaire rempli ou votre lettre à:

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Remarque : Le paiement par carte de crédit est seulement accepté via l’outil de la Demande d’AIPRP en ligne. Si vous payez par chèque ou mandat, vous devez envoyer votre demande par la poste.

Combien de temps peut prendre le Ministère pour répondre à ma demande?

Accès à l’information

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a 30 jours pour répondre aux demandes officielles faites selon la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, ce délai peut être un peu plus long si :

• vous demandez beaucoup de dossiers;
• votre demande nécessite une recherche dans un si grand nombre de dossiers que le respect du délai risque de nuire aux activités d'IRCC.

Le délai peut aussi être plus long s’il faut tenir des consultations qui exigent une prolongation pour répondre correctement à la demande. Si la prolongation dépasse 30 jours, le responsable de l’institution doit en informer le commissaire à l’information (en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi). Si le délai doit être prolongé, nous vous en informerons dans les 30 jours après avoir reçu votre demande et en précisera la durée. Nous mentionnerons aussi que vous pouvez vous plaindre de la prolongation au commissaire à l’information.

Protection des renseignements personnels

Nous avons a 30 jours pour répondre aux demandes officielles faites selon la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 30 jours au maximum :

• si le respect du délai initial risque de nuire aux activités d'IRCC;
• s’il faut tenir des consultations qui exigent cette prolongation pour répondre correctement à la demande.

Au besoin, ce délai peut aussi être prolongé de façon raisonnable pour :

• la traduction;
• la conversion des renseignements personnels dans un autre format.

Si le délai doit être prolongé, nous vous en informerons dans les 30 jours après avoir reçu votre demande et en précisera la durée.Nous mentionnerons aussi que vous pouvez vous plaindre de la prolongation au commissaire à la protection de la vie privée.

Note : Si vous ne recevez pas de réponse d’ici les 30 jours prescrits, vous pouvez obtenir le statut de votre demande en communiquant avec la Division de l’AIPRP par :

• courriel : ATIP-AIPRP@cic.gc.ca;
  ou
• courrier :
  Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
  Ottawa (Ontario) K1A 1L1

Puis-je obtenir des renseignements personnels sur quelqu’un d’autre?

Pour obtenir des renseignements personnels sur quelqu’un d’autre, vous devez fournir une preuve de son consentement écrit. Cette personne doit :

• soit remplir le formulaire Consentement pour une demande d’accès à l’information et à des renseignements personnels – IMM 5744; ou
• soit fournir un document qui indique :
  • son nom,
  • votre nom,
  • sa signature,
  • la date de signature.

Vous n’avez pas besoin d’autorisation pour recevoir des renseignements personnels sur une personne de moins de 18 ans qui est à votre charge.

Puis-je demander des renseignements personnels sur une personne décédée?

Oui, vous pouvez obtenir des renseignements personnels concernant une personne qui est décédée depuis 20 ans ou plus. Toutefois, vous devez fournir une preuve raisonnable du décès, comme :

• une notice nécrologique;
• un certificat de décès;
• des photographies d’une pierre tombale;
• des statistiques provinciales de l’état civil.

Si une personne est décédée depuis moins de 20 ans, seules les personnes suivantes peuvent obtenir des renseignements personnels à son sujet :

• l’exécuteur testamentaire,
• l’administrateur de la succession si la personne est décédée sans testament.

L’exécuteur testamentaire ou l’administrateur de la succession ne peut avoir accès qu’aux renseignements nécessaires pour régler la succession.

Voir également :

Comment aviser le gouvernement fédéral d’un décès

Comment puis-je obtenir des renseignements sur une personne qui est arrivée au Canada avant 1936?

Les dossiers d’établissement et d’immigration des personnes arrivées au Canada avant 1936 comprennent les listes de passagers de 1865 à 1935 et les listes d’entrée à la frontière de 1908 à 1935. Les dossiers sont conservés par Bibliothèque et Archives Canada et peuvent être obtenus gratuitement. Envoyez votre demande à :

Bibliothèque et Archives Canada
Division des services aux chercheurs
Section de généalogie
395, rue Wellington, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0N3
Télécopieur : 613-995-6274

Pour avoir de l’information sur le Centre canadien de généalogie, consultez le site Web suivant : www.collectionscanada.ca.

Quels renseignements dois-je donner pour recevoir le dossier de naturalisation d’une personne?

Plus vous donnerez de renseignements, mieux cela vaudra. Ces renseignements peuvent comprendre :

• le nom complet,
• la date de naissance,
• un numéro du certificat,
• la date d’entrée,
• le point d’entrée,
• le nom des compagnons (p. ex. le conjoint) si la personne était accompagnée,
• une preuve de décès (certificat de décès ou charge d’exécuteur testamentaire).

Des non-résidents du Canada qui mènent des recherches généalogiques peuvent-ils avoir accès à des registres de famille tenus par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada?

Au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les non-résidents du Canada peuvent uniquement présenter des demandes d’accès aux renseignements personnels les concernant.

Cependant, si vous souhaitez obtenir d’autres dossiers de renseignements personnels de la part d’IRCC, vous pouvez envisager les options suivantes :

1. Si les renseignements personnels que vous souhaitez obtenir concernent une personne décédée depuis plus de 20 ans, vous pouvez demander à un citoyen canadien ou à un résident permanent du Canada de soumettre une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en votre nom. Veuillez noter que tous les documents disponibles seront fournis à l’individu qui a soumis la demande.

   Vous pouvez aussi consulter le site Web intitulé Généalogie et histoire familiale de Bibliothèque et Archives Canada pour trouver de l’information dans ses registres et ressources.

2. Si les renseignements personnels que vous souhaitez obtenir portent sur une personne vivante, vous pouvez soumettre une demande pour les obtenir en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, mais uniquement si vous avez le consentement écrit de la personne concernée. Ce consentement écrit doit préciser que vous êtes autorisé(e) à demander et à recevoir des renseignements au nom de la personne.

Pour obtenir de l’information sur la façon de soumettre une demande de renseignements, consultez la page Web suivante d’IRCC : Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

J’ai parrainé un membre de ma famille qui réside à l’extérieur du Canada et qui a présenté une demande de résidence permanente dans un bureau des visas à l’étranger. Puis-je obtenir des renseignements sur ce dossier?

Oui. Si vous voulez avoir des renseignements personnels sur quelqu’un d’autre (un membre de votre famille dans ce cas-ci), vous devez :

• envoyer une demande selon la Loi sur l’accès à l’information,
• fournir le consentement écrit du membre de la famille et de toute autre personne de plus de 18 ans dont le nom figure au dossier,
• payer 5 $ CAN.

Toutefois, si vous voulez avoir des renseignements qui se trouvent dans votre propre dossier de parrainage, vous devez faire une demande selon la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette demande est gratuite.